Decreto 20/2014, de 16 de mayo, por el que se regulan el documento, el expediente y el archivo electrónicos en el sector público de la Comunidad Autónoma de La Rioja
| Sección | I. Disposiciones Generales |
| Emisor | ConsejerÍA de AdministraciÓN PÚBlica y Hacienda |
| Rango de Ley | Decreto |
La racionalización de la gestión documental mediante la introducción de las tecnologías de la información en el marco del desarrollo de la Administración electrónica es uno de los objetivos prioritarios de la presente legislatura.
No se trata sólo de un proyecto tecnológico, supone también un importante cambio organizativo y en la propia cultura de gestión. La presente norma pretende regular los instrumentos que permitan pasar de la gestión electrónica de los documentos en la que los documentos siguen produciéndose en papel, a la gestión de documentos electrónicos donde la información se registra en un soporte que sólo es electrónico.
Abundando en lo anterior, la Administración electrónica no debe ser un mero cambio de soporte sino también una oportunidad para construir una Administración más eficaz y eficiente a la par de accesible y transparente.
Por otra parte, responde a la necesidad de desarrollar y dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos relativas a impulsar la aplicación de medios electrónicos en la gestión de los procedimientos y actuaciones administrativas así como del artículo 8 de la Ley 4/2005, de 1 de junio, de Funcionamiento y Régimen Jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de La Rioja, que establece que la tramitación de los procedimientos administrativos se apoyará en la utilización de medios electrónicos de acuerdo con la competencia que otorga a la Comunidad Autónoma el artículo 8.1 y 2 el Estatuto de Autonomía de La Rioja en materia de organización de sus instituciones de autogobierno y procedimiento administrativo derivado de las especialidades de la organización propia de La Rioja.
El Decreto consta de veintiún artículos estructurados en cinco capítulos, una disposición adicional, una disposición transitoria y dos disposiciones finales.
El capítulo primero contiene las disposiciones generales. Se establece el ámbito de aplicación y se identifican los principios básicos que rigen la gestión documental, los formatos y soportes de la misma.
El capítulo segundo se centra en la regulación del documento electrónico. Recoge la definición de documento electrónico que establece la normativa básica estatal y precisa su contenido y elementos básicos.
En particular, la norma dedica un amplio artículo a los metadatos cuya introducción o asociación permitirán la descripción y la identificación de los documentos facilitando su acceso e intercambio.
Así también, se identifican las posibles fuentes de generación de documentos electrónicos dedicando especial atención al proceso de digitalización que se dirige a conseguir que la totalidad de los documentos que emita o reciba el sector público autonómico sean electrónicos.
En cualquier caso, la digitalización no se plantea como una necesidad general para todos los documentos custodiados por la Administración autonómica, no se apuesta por realizar procesos masivos de digitalización, sino que ésta se lleve a cabo cuando se trate de series documentales que hayan sido valoradas como de conservación permanente por razones de eficacia y eficiencia de acuerdo con lo dispuesto en la normativa que rige la valoración documental.
Por último, se crea el catálogo de datos y documentos públicos que pretende dar respuesta a los derechos recogidos en el artículo 35 de la Ley 30/1992 de Régimen jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común y el artículo 6.2 b) de la Ley 11/2007 antes citada.
La Administración electrónica nos da la oportunidad avanzar en el reconocimiento práctico de este derecho y el catálogo pretende ser un instrumento para ello.
El capítulo tercero regula el expediente electrónico.
Los documentos no son elementos aislados, deben formar parte de estructuras ordenadas, es decir, de expedientes.
El concepto de expediente habitualmente se asocia a un procedimiento administrativo. Así lo recoge la citada Ley 11/2007 en el artículo 32 al definir expediente electrónico como conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
Pero la Administración también genera documentos que no forman parte de procedimientos administrativos y que es necesario gestionar y custodiar como evidencia de la actuación administrativa. Éstos últimos también deben recogerse en expedientes si bien no resultan necesarios los requisitos de foliado.
Por otra parte, el capítulo tercero, contiene la regulación del momento de cierre del expediente por la eficacia legal que este momento conlleva.
El capítulo cuarto, aborda el archivo electrónico, es decir, los aspectos relativos a la conservación y custodia de los documentos y expedientes electrónicos.
La conservación es requisito imprescindible para garantizar la accesibilidad y disponibilidad y la pervivencia futura de lo que ha de ser el patrimonio documental de la Comunidad Autónoma.
El archivo no se concibe como la fase final del expediente electrónico, sino que la presente norma recoge el concepto de ciclo de vida del documento en cuanto que la gestión documental debe abordarse desde el momento de la creación de los documentos y durante toda su existencia.
Se define el archivo electrónico, su ámbito de aplicación, las fases y las exigencias de seguridad.
Termina el capítulo con una breve referencia a la eliminación de documentos electrónicos que se remite a la normativa en materia de valoración documental.
El capítulo quinto, por último, regula las copias electrónicas.
La presente norma ha pretendido por una parte llenar una laguna normativa existente hasta este momento que es la relativa a la competencia para expedir copias auténticas cualquiera que sea su soporte.
Por otra parte, se centra en las copias electrónicas auténticas y los posibles supuestos que la práctica administrativa puede provocar.
En su virtud, a propuesta de la Consejera de Administración Pública y Hacienda, conforme con el Consejo Consultivo de La Rioja y previa deliberación del Consejo de Gobierno, en su reunión del día 16 de mayo de 2014, acuerda aprobar el siguiente,
DECRETO
El presente Decreto tiene por objeto regular el documento, el expediente y el archivo electrónicos en el ámbito del sector público autonómico definido en la Ley 3/2003, de 3 de marzo, de organización del Sector Público de la Comunidad Autónoma de La Rioja.
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A los efectos de esta norma, se entiende por gestión documental el conjunto de actividades que permiten gestionar y controlar de forma sistemática la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos durante todo su ciclo de vida.
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La gestión de los documentos y expedientes electrónicos se ajustará a los principios recogidos en los artículos 4 y 6 de la ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
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Los documentos se conservarán siguiendo los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en sus normas técnicas de desarrollo, en formato que permita preservar a lo largo del tiempo el contenido del mismo, la firma electrónica y los metadatos que le acompañan.
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Cuando exista riesgo de obsolescencia del formato, se aplicarán procedimientos normalizados de copiado auténtico de los documentos con cambio de formato, de etiquetado con información del formato utilizado y, en su caso, de las migraciones o conversiones de formatos.
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Los expedientes y documentos electrónicos se almacenarán en los repositorios o unidades de almacenamiento corporativo controlado que se establezcan por la consejería competente en materia de tecnologías de la información.
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Las series documentales de expedientes que se generen en soporte papel se conservarán en papel, si bien podrán ser sometidas a procesos de digitalización garantizada conforme a lo previsto en el artículo 9 de este Decreto.
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La dirección general competente en materia de tecnologías de la información, en colaboración con los responsables de gestión documental del Archivo General y del Archivo...
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